Modelo de gestin por procesos en las universidades del ecuador

Model of management by processes in the universities of ecuador

 

Ing. Wilson Fernando Jimnez Mba[1]

wf.jimenez@uta.edu.ec

Ing. Washington Marcelo Gallardo Medina[2]

wm.gallardo@uta.edu.ec

Ing. William Flanklin Ortiz Paredes[3]

wf.ortiz@uta.edu.ec

 

Fecha de recibo: agosto 2018, Fecha de aceptacin: junio 2018

RESUMEN

Actualmente vivimos en un mundo cambiante en el cual las entidades universitarias requieren trabajar en un marco de calidad, por lo que requiere que todas las universidades necesitan implementar un modelo de gestin por procesos para las unidades de gestin, acadmicos, investigacin y vinculacin, de esta manera incrementar la precisin competitiva y mediante la misma se pueda controlar las actividades que se manejan dentro de las instituciones y a travs de ello se pueda verificar si se est dando cumplimiento a todas funciones asignadas a cada uno de los integrantes de la organizacin ya que se busca ofrecer un servicio de calidad que est acorde a las expectativas que requiere el cliente. Hoy en da de acuerdo a la ley Orgnica de Educacin Superior todas las universidades deben tener un modelo de gestin por procesos para que puedan obtener un correcto funcionamiento. Adems, podemos recalcarque de 52 universidades del Ecuador categorizadas en la clase A, B, C, D, tan solo 16 de estas tienen el reglamento orgnico de gestin organizacional por procesos.

 

Palabras Clave: Educacin, Gestin, Procesos, Mejora continua.

 

ABSTRACT

We currently live in a changing world in which university entities need to work in a quality framework, requiring that all universities need to implement a process management model for the management, academic, research and linkage units of this Way to increase the competitive precision and through the same it is possible to control the activities that are handled within the institutions and through this it is possible to verify if all the functions assigned to each one of the members of the organization are being fulfilled since they are searched Offer a quality service that is in accordance with the expectations that the client requires. Today according to the Organic Law of Higher Education all universities must have a model of management by processes so that they can obtain a correct operation. In addition, we can emphasize that of 52 universities of Ecuador categorized in class A, B, C, D, only 16 of these have the organic regulation of organizational management by processes.

Key words: Education, Management, Processes, Continuous improvement.

 

Introduccin

 

En la administracin actual se puede decir que un modelo de gestin por procesos es indispensable para que las universidades consigan organizar los esfuerzos y la utilizacin de los recursos para lograr la satisfaccin balanceada de todos los entes vinculados a cada uno de los procesos que definen al sistema organizacional.

 

El propsito de esta investigacin es implementar el modelo de gestin por procesos que permita la mejora continua de la Facultad de Ciencias Administrativas, ya que hoy en da se busca mejorar la calidad de educacin superior. Es por ello que tanto estudiantes, docentes, personal administrativo y de servicios deben cumplir a cabalidad con las actividades que le sean asignadas para el cumplimiento de objetivos dentro de la misma.

Segn las encuestas realizadas la mayora de los estudiantes de la Facultad de Ciencias Administrativas consideran de vital importancia la implementacin del modelo de gestin por procesos en cada unidad se incrementar la eficacia y nos permita tener un valor agregado en nuestros servicios.

 

Las universidades de educacin superior se concentran en lograr una mejor calidad en los procesos permitiendo de esta manera perfeccionar cada una de las actividades que se realizan en las instituciones. Un modelo de Gestin por Procesos involucra un desafo estratgico organizacional que implica tomar conciencia en qu punto se encuentra la empresa, dnde se ve en un futuro y cmo desarrollan sus actividades para alcanzar los objetivos establecidos. La Universidad Tcnica de Ambato de la Facultad de Ciencias Administrativas requiere de un modelo de gestin por procesos que le permita generar excelencia en todas actividades que se realice y de esta forma cumplir con los objetivos propuestos dentro de la misma. La estrategia que se utiliz para medir el nivel de conocimiento que tienen docentes, empleados y personal administrativo sobre la gestin por procesos fue mediante aplicaciones de encuestas, matrices y la elaboracin del chi cuadrado mediante ello se pudo obtener informacin relevante sobre el tema requerido.

Por qu no todas las universidades implementan un modelo de gestin por procesos? El objetivo de esta investigacin es agilizar las actividades que se realizan en cada una de las unidades de la Facultad para generar mayor competitividad y un mejor servicio a la sociedad.

 

Desarrollo

Enfoque por procesos

ISO (2015) Procesos. - conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto.

ISO (2015) Calidad.- Grado en el que un conjunto de caracteristicas inherentes de un objeto cumple con los requisitos.

ISO (2015) Requisito. - Necesidad o expectativa establecida, generalmente implicita u obligatoria.

Lmites de un proceso

No existe una interpretacin homognea sobre los lmites de los procesos, ya que varan mucho con el tamao de la empresa. Lo realmente importante es adoptar un determinado criterio y mantenerlo a lo largo del tiempo.

Factores de un proceso

Personas, Materiales, Recursos fsicos, Mtodos / Planificacin del proceso, Medio ambiente.

Tipos de procesos

Procesos estratgicos: Tambin denominados procesos de direccin, suelen estar relacionados con la estrategia y su evolucin, y con el control global de la organizacin.

Procesos operativos: Mediante estos procesos la organizacin genera los productos y servicios que entrega a sus clientes. Su conjunto contribuye la cadena de valor de la

organizacin, lo que significa que un desajuste en los mismos puede tener repercusiones importantes en el resultado de las mismas.

Procesos apoyo: Se los designa tambin como procesos de soporte, de ayuda o de apoyo. Estos procesos dan apoyo a los estratgicos, a los especficos o a otros de soporte.

(Pardo, 2012, pg. 40)

Gestin

ISO (2015) Gestin. - actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacin. (pg. 18)

 

Gestin por procesos

La administracin del conocimiento se define como u conjunto de procesos por los cuales una empresa u organizacin recoge, analiza, y comparte su conocimiento entre todos sus miembros con el objetivo de movilizar los recursos intelectuales del colectivo en beneficio de la organizacin, del individuo y de la sociedad. Entendiendo estos como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor aadido sobre una ENTRADA para conseguir un resultado, y una SALIDA que a su vez satisfaga los requerimientos del cliente. (Maldonado, 2011, pg. 2)

Mapa de procesos

Un mapa de procesos es una representacin grfica de los procesos de una organizacin. Es una representacin global de procesos. (Pardo, 2012, pg. 49)

 

 

 

METODOLOGA

Investigacin cualitativa orientada hacia la comprensin del problema y objeto de estudio, se interesa mucho saber cmo los sujetos en una investigacin piensan y que significado poseen sus perspectivas en el asunto que se investiga. De la misma manera la investigacin cuantitativa mediante la aplicacin de esta investigacin se puede realizar un anlisis de datos del fenmeno de estudio y a la vez e investiga el problema independientemente del contexto al que se pertenece.

 

 

n: tamao de la muestra

Z: nivel de confianza 95% que es 1,96

P: es la probabilidad a favor de ocurrencia del fenmeno 50%

Q: es la probabilidad en contra de ocurrencia del fenmeno 50%

N: tamao del universo o poblacin

e: margen de error

n: Es el tamao necesario de la muestra representativa de personas que se debe encuestar para determinar la verdadera percepcin que tienen las personas. (Bernal, 2010, pg. 171)

Z: Es el nivel de confianza o margen de confiabilidad (para esta investigacin a los investigadores ser interesa ser rigurosos y por ello deciden utilizar un nivel de confianza alto: 95% de confianza, equivalente a 1,96. (Bernal, 2010, pg. 171)

P: es la probabilidad a favor de ocurrencia del fenmeno 50% Q: es la probabilidad en contra de ocurrencia del fenmeno 50% N: Es el conjunto de todos los elementos a los cuales se refiere la investigacin. (Bernal, 2010, pg. 160)

e: Es el error de estimacin (en este caso se tom un error de estimacin un valor pequeo, debido a que la poblacin objeto del estudio tiende a ser heterognea en cuanto a la percepcin de la variable objeto de medicin; entonces: e =0,05 (Bernal, 2010, pg. 171)

En base a los resultados, la encuesta ser dirigida a 298 estudiantes y 19 matrices de procesos del personal a los docentes, personal administrativo y de servicio de la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Tcnica de Ambato.

Al realizar la investigacin respectiva se identific que de 52 universidades del Ecuador categorizadas en la clase A, B, C, D, tan solo 16 de estas tienen el reglamento orgnico de gestin organizacional por procesos.

 

Resultados

 

Un porcentaje alto de los estudiantes de la Facultad de Ciencias Administrativas cree que los retrasos, demoras y prdidas de tiempo del personal se generan frecuentemente la misma que no les permite efectuar sus propsitos establecidos en cada unidad y no cumple las expectativas del cliente. La mayora de los estudiantes de la Facultad de Ciencias Administrativas consideran de vital importancia que al implementar el modelo de gestin por procesos en cada unidad de la Facultad se incremente la eficacia y nos permita tener un valor agregado en nuestros servicios. En esta investigacin se ha realizado el anlisis del Chi cuadrado para la implementacin del modelo de gestin por procesos para la Facultad de Ciencias Administrativas con el propsito de mejorar la satisfaccin del cliente, mediante la evidencia estadstica se acepta implementar un Modelo de Gestin por Procesos en la Facultad de Ciencias Administrativas para mejorar los procesos de gestin, acadmicos, investigacin y vinculacin con el objeto de agilizar cada una de las actividades que se desarrollan dentro de la Facultad.

 

Es importante originar en un documento prctico todos los procesos que forman parte de esta Institucin de Educacin Superior a travs de la aplicacin de un modelo de gestin por procesos que sirva como un documento de consulta permanente para estudiantes y todo el personal que labora en la Facultad de Ciencias Administrativas.

Para la codificacin se tom en cuenta los 3 niveles que detallamos a continuacin; Nivel Estratgico (NE): Gestin de desarrollo Institucional (GDI), Gestin de Impulso Acadmico (GIA), Gestin Intrainstitucional Administrativo-Acadmico. (GIA)

Nivel Operativo (NO): Academia (ACD): Coordinacin de carrera, Silabo, Programa Analtico, Gua Prctica, Evaluacin Integral al docente. Investigacin (INV): Proyecto de Investigacin, Vinculacin con la sociedad (VCS): Proyectos de vinculacin (PDV), Practicas de Formacin Acadmica (PFA), Seguimiento a graduados (SAG), Insercin Laboral (INL).Gestin (GST): Secretaria de carrera (SDC), Titulacin (T), Posgrado (PSG), Plataforma (PLF) Nivel de Apoyo (NA): Bienestar estudiantil (BES), Secretaria General (SGN), Unidad de Planificacin y Evaluacin (UPE), Laboratorio (LAB), Conserjera (CON), rea de copiado (AFC) y Gestin Biblioteca (GBI)

 

 

 

Conclusiones

 

En el presente proyecto se analiz y estudi la implementacin de un modelo de gestin por procesos de la Facultad de Ciencias Administrativas que permita optimizar los procesos administrativos con eficacia y eficiencia, y a su vez sea reconocido y aplicado por las autoridades de la Facultad.

Todas las instituciones de educacin superior ya sean estas pblicas o privadas deben dar relevancia a la aplicacin de un modelo de gestin por procesos que garanticen la calidad, compromiso y participacin individual, colectiva de todos los integrantes de la organizacin.

La presente investigacin ha logrado establecer que los procesos administrativos que tiene la Facultad son poco eficaces, por esta razn se considera que al implementar el modelo de gestin por procesos en cada una de las unidades en los procesos de gestin, acadmicos, investigacin y vinculacin facilitara el control de cada uno de los procesos.

La ley orgnica de educacin superior establece rganos de carcter colegiado para el ejercicio del cogobierno de las universidades y escuelas politcnicas de carcter acadmico y administrativo en sus respectivos estatutos y reglamentos mismos que servirn de apoyo para el tratamiento de los temas acadmicos, que cumplen las expectativas del cliente interno externo.

 

Referencias bibliogrficas

Baena, G. (Enero de 2014). ProQuest ebrary. (Larousse, Ed.) Obtenido de ProQuest ebrary: http://site.ebrary.com/lib/utasp/reader.action?docID=11038498&ppg=13

Bernal, C. (2010). Metodologia de la investigacion. Colombia: PEARSON EDUCACIN.

Carolina Giraldo, M. M. (Diciembre de 2012). ProQuest. Obtenido de ProQuest: file:///C:/Users/Biblio-PC07/Downloads/1424347375_1.pdf

CEAACES. (2013). Consejo de Evaluacion, Acreditacion y Aseguramiento de la Calidad de la Educacion Superior. Obtenido de Consejo de Evaluacion, Acreditacion y Aseguramiento de la Calidad de la Educacion Superior: http://www.ceaaces.gob.ec/sitio/acreditacion-y-categorizacion-2013/

Cordero Cueva, F., & Vergara, F. (4 de 8 de 2010). Ley Orgnica de Educacin Superior. Obtenido de Ley Orgnica de Educacin Superior: http://educaciondecalidad.ec/leyes-sistema/ley-educacion-superior-loes.html

Cruz, J. (18 de 07 de 2013). Proceso administrativo: planeacin, organizacin, direccin y control GestioPolis. GestioPolis.

Daz, F. (2010). Gestin de procesos de negocio BPM (Business Process Management), TICs y crecimiento empresarial. Universidad & Empresa, 176.

Garca, M. (04 de Marzo de 2011). ProQuest Central. Obtenido de ProQuest Central: file:///C:/Users/Usuario/Desktop/Articulos%20Cientificos/ProQuestDocuments2017-03-16.pdf

Giraldo, M. &. (2012). Modelo de gestin por procesos en logstica aplicado a eM. Soluciones de Postgrado EI, 141.

ISO. (Mayo de 2015). Obtenido de http://www.sgc.uagro.mx/Descargas/ISO%2090002015.pdf

Lpez, P. (Enero de 2010). ProQuest ebrary. Obtenido de ProQuest ebrary: http://site.ebrary.com/lib/utasp/reader.action?docID=10378631&ppg=2

Maldonado, A. (Enero de 2011). ProQuest ebrary. Obtenido de ProQuest ebrary: http://site.ebrary.com/lib/utasp/reader.action?docID=10592677&ppg=111

Mallar, M. A. (2010). La gestin por procesos: un enfoque de gestin eficiente. Scielo, 50.

Martinez, A. (2014). Gestin por procesos de negocio: Organizacin horizontal - Aurora Martnez Martnez - Google Libros. Obtenido de Gestin por procesos de negocio: Organizacin horizontal - Aurora Martnez Martnez - Google Libros: https://books.google.com.ec/books?id=iLrxAwAAQBAJ&printsec=frontcover& dq=Gesti%C3%B3n+por+procesos+de+negocio:+Organizaci%C3%B3n+horizo

ntal.&hl=es&sa=X&redir_esc=y#v=onepage&q=Gesti%C3%B3n%20por%20pr ocesos%20de%20negocio%3A%20Organizaci%C3%B3n%20horizonta

Martnez, J. (2013). Matriz organizacional para la medicion de los procesos de personal, una primera aproximacion. Revista cientifica pensamiento y gestion, 10.

Munch, L., Osorio, J., & Vital, S. (2011). Diseo de estructuras organizacionales de alto rendimiento. Mexico: Trillas.

Nuez, Y., Rodriguez, C., & Arancibia, S. (2010). MODELO DE GESTIN POR PROCESOS PARA LA COMUNICACION ORGANIZACIONAL COMO RECURSO INTANGIBLE EN INSTITUCIONES DE EDUCACION SUPERIOR. Eighth LACCEI Latin American and Caribbean Conference for Engineering and Technology, (pg. 9). Arequipa,Peru.

Ortega, A. (2015). Gobernanza empresarial de tecnologas de la informacin - Google Libros. Obtenido de Gobernanza empresarial de tecnologas de la informacin - Google Libros: https://books.google.com.ec/books?id=rsafCgAAQBAJ&printsec=frontcover&d q=Ortega,+A.+(2015).+Gobernanza+empresarial+de+tecnologias+de+la+inform acion.&hl=es&sa=X&ved=0ahUKEwiL8MXciMnOAhWDLSYKHe4OA5gQ6 AEIGjAA#v=onepage&q=Ortega%2C%20A.%20(2015).%20Gobernanza

Ortega, M. F. (30 de Septiembre de 2013). Repositorio Universidad Tcnica de Ambato: Los Procesos Administrativos y la Gestin Administrativa en la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Tcnica de Ambato. Obtenido de Repositorio Universidad Tcnica de Ambato: Los Procesos Administrativos y la Gestin Administrativa en la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Tcnica de Ambato.: http://repositorio.uta.edu.ec/handle/123456789/5909

Pardo, J. (Enero de 2012). ProQuest ebrary. (AENOR, Ed.) Obtenido de ProQuest ebrary: http://site.ebrary.com/lib/utasp/detail.action?docID=10741532

Perez, L. (2010). Retrica Exprs: El sistema rpido basado en los clsicos para comunicar con ... - Llus Pastor Prez - Google Libros. Obtenido de Retrica Exprs: El sistema rpido basado en los clsicos para comunicar con ... - Llus Pastor Prez - Google Libros: https://books.google.com.ec/books?id=BCKL

GH4hWcC&printsec=frontcover&dq=Perez,+L.+(2010).+El+sistema+rapido+b asado+en+los+clasicos+para+comunicar+con+exito..&hl=es&sa=X&ved=0ahU KEwjJmauiicnOAhUI5SYKHeHOD1kQ6AEIGjAA#v=onepage&q&f=false

Prado&Navarro. (Julio de 2016). Propuesta de un modelo de Sistema Integrado de Gestin de la Informacion Documental para las Organizaciones. Revista General de Informacin y Documentacin, 30.

Snchez, L. (2014). La Gestin por Procesos. Un campo por explorar. revistadyo, 71.

Tabares Betancur, M. S., & Lochmuller, C. (2013). Estudios Gerenciales. ProQuest, 230.

Vzquez, C. &. (2010). Los Procesos en Gestiob de Calidad. Um Ejemplo en un Centro Educativo. REICE, 68.

Velasco, J. A. (2010). Gestion por procesos. Madrid: ESIC.

Villa, E. (2013). Metodologa para la gestin del proceso de investigacion de un programa universitario. ProQuest, 18.

Zabaleta, A. T. (2011). Los modelos actuales de gestin en las organizaciones. Gestin del talento, gestin del conocimiento y gestin por competencias. ProQuest, 20.



[1] Docente, Universidad Tcnica de Ambato

[2] Docente, Universidad Tcnica de Ambato

[3] Docente, Universidad Tcnica de Ambato

Enlaces refback

  • No hay ningún enlace refback.


SÍGUENOS:


Dirección: Urdesa Central, Guayacanes 520 y la 5ta. Guayaquil - Ecuador | PBX ADMISIONES: (593) 4 6052450 PBX: (593) 4 6020400

Copyright © 2017 Universidad Tecnológica Empresarial de Guayaquil. Todos los Derechos Reservados.