El control interno de los activos fijos y su incidencia en los estados financieros del sector pblico.

The internal control of fixed assets and their impact on the financial statements of the public.

 

Diana Carolina Encalada Morocho[1]

dianaencalada17@outlook.es

Javier Antonio Paredes Tobar[2]

paredesjavier08@gmail.com

Darwin Jorge Gil Espinoza[3]

dgil@utb.edu.ec

 

Fecha de recibo: septiembre 2019, Fecha de aceptacin: noviembre 2019

RESUMEN

Las entidades en sus inicios engloban cierta cantidad de condiciones necesarias, donde se busca reservar exhaustivamente la integridad de lo que comprende la mayor parte en ella como son sus activos, parte de estos comprende lo que es activos fijos, verificando que se encuentre en un estado extraordinario para ser aprovechados al mximo; del mismo modo deben presentar una razonabilidad perenne en sus estados financieros que permitan emitir la toma decisiones en la institucin. Tomando como ejemplo al Municipio de Babahoyo perteneciente al sector pblico no financiera, es una entidad dedicada a la prestacin de servicios, contracta convenios para realizar nuevas obras, postula planes a corto o largo plazo en proyectos, con la debida calidad, transparencia y tecnologa; beneficiando al ciudadano, logrando un desarrollo integral sostenible a travs de la gestin de actividades participativas e innovadoras; que tiene un amplio camino o trayectoria en la usabilidad de sus activos fijos.

 

Palabras Clave: control interno, activos fijos, estados financieros

 

ABSTRACT

Las entidades en sus inicios engloban cierta cantidad de condiciones necesarias, donde se busca reservar exhaustivamente la integridad de lo que comprende la mayor parte en ella como son sus activos, parte de estos comprende lo que es activos fijos, verificando que se encuentra en un estado extraordinario para ser aprovechados al mximo; del mismo modo deben presentar una razonabilidad perenne en sus estados financieros que especifiquen emitir la toma de decisiones en la institucin. Tomando como ejemplo al Municipio de Babahoyo perteneciente al sector pblico no financiero, es una entidad asignada a la prestacin de servicios, contratos convenientes para realizar nuevas obras, postula planos a corto o largo plazo en proyectos, con la debida calidad, transparencia y tecnologa; beneficiario al ciudadano, logrando un desarrollo integral sostenible a travs de la gestin de actividades participativas e innovadoras; que tiene un amplio camino o trayectoria en la usabilidad de sus activos fijos.

Key words: internal control, fixed assets, financial statements

 

Introduccin

 

En la actualidad existen organizaciones que presentan necesidades de gestin dependiendo a la actividad en la que se dediquen, esto refleja que no hay una transparencia limpia sino con enmendaduras en otros trminos errnea en sus procesos administrativos, contable, administracin financiera provocando malas decisiones, debido a la omisin de polticas y leyes a las que debe regirse.

Para este caso es vital la importancia determinar cmo incide el control interno en los activos fijos si formaliza con las expectativas que quieren llegarse a demostrar a travs de la presentacin y de reflejar veracidad en los estados financieros, haber acatado o seguir el formato del marco de informacin financiera un marco fiel que deben ser enviados por los responsables que estn bajo el mando de la entidad.

 

 

 

 

Desarrollo

Los antecedentes del control interno de los activos fijos en el Ecuador se remontan a la Ley Orgnica de Hacienda que fue dictaminada en el Registro Oficial No 753 el 27 de Septiembre de 1928, documento que normalizaba las polticas hacendarias como presupuestarias dentro de la misma se describa relevantemente el control de los bienes del sector gubernamental, con el paso del tiempo esta fue quedando desactualizada en lo que es la administracin de los bienes del pas, en eso se revela la Ley Orgnica de Presupuesto en el ao 1951 lo cual se encargaba de un control legal para comparar la norma y los objetivos que se planificaban en las entidades, la misma se la complement con la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control del ao 1977 la finalidad de esta era tener una compresin de las funciones y mantener al sector pblico en coordinacin con las normas vigentes a la fecha, prolongando una efectividad manejable de los recursos materiales, humanos, administrativos, financieros; tena como objetivo la garanta de obtener tanto un adecuado control interno como externo. Misma ley que fue revocada por la Contralora General del Estado, en sus ttulos VI, VII, VIII, IX, X, XI, XII el da 12 de junio del 2002. Esta ley ha contribuido de cierta manera llevar un buen control y la regulacin de los bienes presentes de nuestra nacin Ecuador.

En 1975 se emiti el Reglamento de Bienes del Sector Pblico para el crecimiento de fortalezas en el control y responsabilidades que se dispongan, el mismo que se reform bajo resoluciones en ese mismo ao. Y por ltimo se determin la Ley y Reglamento General de administracin, manejo y control de los activos fijos del sector pblico (Rodas Gonzales, 2007).

En la actualidad todas las empresas de tipo pblico se manejan mediante este Reglamento y Ley, proporcionando supervisin, manejo, accesibilidad a toda la propiedad, planta y equipo mediante el control basado en estas polticas decretadas.

El control interno es una gua basada en planes de las instituciones y todas las coordinaciones de tcnicas o mtodos de igual manera la utilizacin de medidas acopladas en la entidad alcanzando un seguro de defensa en los activos y confirmar una certeza de los informes contables, financieros o de administracin(Camacho Villota, Washintong, Gil Espinoza, Darwin y Paredes Tobar, Javier, 2017). Incluso se habla de la proteccin y salvaguardar los activos, en las empresas estatales las tareas de amparo de los activos, vale decir, los fondos y valores disponibles se encuentran bajo la administracin de la Gerencia de Administracin y Finanzas o cargo equivalente. En cuanto a las actividades relacionadas con el registro y proteccin de los activos fijos, hecho que les compete a los funcionarios a quien se les asigna los bienes(Flores Len, 2013).

La Constitucin de la Repblica del Ecuador (2008) en su Art. 204 enfatiza que la Funcin de Transparencia Control Social promover e inducir el control de las entidades y organismos del sector pblico por medio de algunas entidades con personara jurdica y autonoma administrativa, financiera, presupuestaria y organizativa, misma entidad denominada la Contralora General del Estado. Dicho ente como su nombre lo menciona es el responsable tcnico, procurador pblico, especializado a la vigilancia correcta del cumplimento de pautas, lineamientos o polticas que sean establecidos. Tiene como misin en el Art. 1 de la Contralora General del Estado, ser un rgano sensato controlador de velar los recursos y bienes pblicos que precautele su uso eficiente buscando beneficios para la sociedad.(Contralora General del Estado, 2018)

As mismo la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado (LOCGE), Art. 9 del control interno manifiesta que se har cargo de cada entidad del Estado y tener una finalidad de originar condiciones, disponibilidad de informes para el ejercicio de lo que es el control externo regulado por la misma (Contraloria General del Estado, 2015).

Por lo tanto, es una ayuda fundamental permitiendo la verificacin minuciosa de los activos fijos que son bienes fsicos que forman parte de la entidad. Horngren, Harrison y Bamber (2003) brevemente dan la significacin de estos activos llamados tambin propiedad, planta y equipo cmo: vehculos, equipo de cmputo, terrenos, edificios, patentes, marcas, etc. Que se van depreciando con el pasar del tiempo; que excepta a los terrenos inmueble que no se deprecia pero que igual manera forman parte de dicho grupo; y no est ms que decir, que genera rentabilidad a lo que se denomina plusvala. Su medicin es efectuada bajo su costo. Representan las inversiones que tiene cada establecimiento. Adems, se puede observar que contienen aspectos de condiciones, detallados en el siguiente modelo grfico.

Condiciones de los Activos Fijos

Fig. 01 Caractersticas Activos Fijos

Fuente: Contabilidad Gerencial

 

En el campo pblico estos activos tienen una estructura, reconocimiento, detalles, definiciones con otro sentido a las empresas privadas; podemos encontrar el Reglamento General para la administracin, utilizacin, manejo y control de los Bienes e Inventarios del Sector Publico en la Seccin 1 Art.26 estipula a la propiedad, planta y equipo (PPE) riquezas destinada a tareas administrativas, de produccin, suministros de servicios, bienes, y arrendamiento. Donde tiene inclusin aquellos bienes de patrimonio histrico artstico - cultural, biolgicos, intangibles y de infraestructura. Son reconocidos siempre cuando sigan el cumplimiento de los siguientes requisitos:

       Utilizados en el mbito del periodo fiscal

       Generacin de beneficio econmico o ser potencial de servicio publico

       Orientacin a la naturaleza de la misin institucional en funcin

       Costos de adquisicin establecido por el funcionario rector de las finanzas pblicas.

Por la misma razn el Art. 27 habla del control que se les da coordinado en estos aspectos:

1.     Por cada bien de forma uno a uno (individual).

2.     Por cada componente en base de su vida til ya sea de una pieza u parte que lo estructure.

3.     Por grupos de caractersticas fsicas semejantes, adquiridos en una misma fecha y no sobre pase el valor estipulado por el ente recto de finanzas, enviado a una sola rea (Contraloria General del Estado, 2017).

Adems el control interno cumple que se desempee todas las polticas, requerimientos aplicables, leyes que existan conforme la organizacin se lleve a cabo o este conformada concernientemente de sus directivos, de mantener una constatacin de informacin financiera con un nivel de seguridad razonable, para llegar a este punto se debe manejar a travs de la implementacin de objetivos y componentes conformados por este control que tienen una relacin comn, que van de la mano coordinadamente (Aguirre Ormaechea, 2005).

Por esta razn, este sistema interno no se limita a una sola actividad, rea o grupo de cuenta especficamente, implicado a inferir tambin en los estados financieros llevndolos a la tendencia optima que sus registros y valoracin muestren una informacin clara, precisa, concisa en la que se pueda confiar, por lo tanto, para tener una comprensin sobre la contextualizacin de estados o informacin financiera. Gabriel y Mara de Lourdes (2006) plantean en su que los estados financieros primordiales deben afianzar un conocimiento asegurable elaborado por la Junta directiva, la administracin y el resto del personal con el hecho de llegar a dar un dictamen de que se acat con la estructura que prevalece en ella.

Sin embargo, al tratarse de la evaluacin de los riesgo que preside en este sistema las normas del control interno de la contralora general del estado en su grupo 300 y subgrupo 300-01 mencionan que su responsable mximo definir estrategias mecnicas las cuales se podr tener la identidad, el anlisis de estos riesgos encontrados de manera endgena y exgena en la entidad, es difcil acertar en la identificacin de los riesgos ms relevantes en la que este confrontando, as mismo su proceso interacta mucho en lo que tiene que ver con la planeacin y tctica, adems se dispone a la realizacin de un mapa de riesgo con los puntos ms exactos y claves para poder afrontar todas estas amenazas atribuibles (Contraloria General del Estado, 2014).

La existencia de escalas porcentuales en la evaluacin de riesgo y confianza de las normas de control interno constituyen el peritaje de riesgo basada en un apoyo de ayuda estadstico de probabilidad pudiendo suceder la ocurrencia o no de un evento no pronosticado trayendo como consecuencias desfavorables en el reconocimiento de su entorno perjudicando a la institucin.

Evaluacin de Riesgo y Confianza

NIVEL DE CONFIANZA

BAJO

MODERADO

ALTO

15% - 50%

51% - 75%

76% - 95%

85% - 50%

49% - 25%

24% - 5%

ALTO

MODERADO

BAJO

NIVEL DE RIESGO (100-NC)

Tabla 01- Escala porcentual

Fuente: Sistema de Control Interno: Importancia de su funcionamiento en las empresas

Incluyendo la valoracin del riego en el subgrupo 300-03, es aquella que est ligada con la informacin obtenida suficiente de cuanto y cuando el riesgo tiene la probabilidad de que este ocurra no se puede decir que la metodologa es permanente debido al origen de ciertas amenazas o riegos difciles de ser cuantificados y esto da lugar de que haya variacin al respecto de este mtodo (Contraloria General del Estado, 2014).

La administracin integra como un asistente dentro de la formacin del control de activos e informe financieros, por lo contrario, Van Horne y Wachowicz (2002) en su libro manifiestan una administracin financiera encargada de emanar una audacia de acuerdo al financiamiento, a lo adquisitivo y de administrar activos, valorando ambas definiciones estas se desenvuelven con un mismo propsito de llegar a un fin, mediante los procesos a seguir y a tomar decisiones correctivas.

En relacin, la carencia de un control interno en las inversiones (activos fijos) va repercudir sobre los estados financieros, demostrando que no se observara la totalidad de las inversiones que cuenta la empresa y ni menos el resultado total de los ingresos y egresos generados, provocando inadecuados orgenes en la toma de decisin. La informacin contable financiera permite mostrar cual es la realidad actual de inversin de la entidad adems el retorno del giro monetario-econmico de los mismos (Academica & Contabilidad, 2016).

Dentro de este anlisis de estudio, la estructura de los estados financieros la norma contable procedente es la norma internacional de contabilidad (NIC`s 16) titulada Propiedad, Planta y Equipo, que est vinculada con los activos fijos lo cual suman un rol de importancia en los negocios en el establecimiento de tal modo que, si posee informacin correcta de ellos mismos dando a conocer el presente, pasado conforme ha sido explotado estos bienes ya sea a corto, mediano y largo plazo; acorde esta normativa las entidades se deben basar para llegar al alcance del control interno esperado. Interviniendo as tambin el tratamiento contable que se le da, a fin de que los usuarios obtengan esa comprensibilidad de los informes financieros en relacin a estos (Cordoba Padilla, 2016).

Con todo lo mencionado, un sistema de control interno debe encontrarse diseado estimndose a la perfeccin tenindose en cuenta las bases legales, normativas, tcnicas que organizan los estados financieros; evitando as incurrirse en sanciones, multas o infracciones para las instituciones dadas por los entes encargados de estas situaciones (Academica & Contabilidad, 2016).

Pero como saber si las instituciones gubernamentales emplean y estn sujetos a estas leyes en lo que tiene ver el control interno de sus activos fijos y a la presentacin de la informacin financiera. A lo que respecta al primer punto, en base a varios estudios de casos investigados y analizados; en el repositorio Anlisis del proceso de control del inventario de activos fijos en el Hospital Len Becerra del cantn Milagro, provincia del Guayas de Flores Len Clara Nanci, Universidad Estatal de Milagro, Unidad Acadmica de Ciencias Administrativas y Comerciales; podemos denotar a simple vista una observacin muy puntual direccionados a que no existe esta implementacin o no se le est dando la debida importancia correspondiente a este control interno en los activos fijos, basados a los lineamientos pautados por parte de los entes de mxima autoridad; estas provocaciones pueden ser a la falta de conocimiento, practica, las responsabilidades por parte de los encargados de los bienes de las entidades, y a la implementacin de procedimientos del mismo (Flores Len, 2013).

Del mismo modo en la Tesis El Control Interno de inventarios de bienes de larga duracin del Hospital San Vicente de Paul de Pasaje, periodo 2015 de Yumbla Glvez Daniela Anabell, Universidad Tcnica de Machala, Unidad Acadmica de Ciencias Empresariales; concluye una escases de control interno en las existencia de este establecimiento de salud pblica, una inadecuada aplicacin del control, deficiencia en la contabilizacin de los costos y gastos, adems las funciones que le corresponde al responsable de los activos utilizando un lengua verbal y no emanada por su mxima autoridad (Yumbla Galvez, 2016).

En el punto dos, de la presentacin le corresponde al Reglamento del Cdigo Orgnico de Planificacin y Finanzas Publicas en su Art. 164, nos manifiesta que de acuerdo con la normativa tcnica de contabilidad gubernamental se considera las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Pblico de carcter obligatorio ser empleadas para instituciones conformadas por el Presupuesto General del Estado, las Juntas parroquiales y dems entidades determinadas por Ministerio encargado de las finanzas del Ecuador (Ministerio de Finanzas, 2016b). De la misma forma la Normativa de Contabilidad Gubernamental decretada por MEF (ministerio de economa y finanzas) puntualiza en su marco legal, donde se deja claro que la normativa contable aplicada sealada por dicho artculo; entrara en vigencia, siempre que haya concluido el proceso convergente a las NICSP (norma internacional de contabilidad del sector pblico) y encaja a todas las entidades pblicas nacionales, a los gobiernos autnomos descentralizados, banca pblica, y la seguridad social aplicaran las NIIF (normas internacionales de informacin financiera). Ambas normas se encargan de buscar que se refleje la posicin econmica en la que se encuentra la institucin llevada a cabo mediante la contabilidad de sus estados financieros (Ministerio de Finanzas, 2016a).

3. METODOLOGA

La metodologa empleada en el presente trabajo, que consiste en el estudio de varios criterios tomados de repositorios que presentan informacin de hechos, sucesos, antecedentes, resea que concluyen en contextos generales; facilitando la bsqueda de concretar en temas especficos o teoras basadas a travs de la observacin, interpretacin y anlisis. Es el mtodo Deductivo-Inductivo: que se inicia de lo general a lo particular (deductivo), y el otro mtodo como su nombre lo indica tiene un sentido al contrario que se da de lo comn para llegar a lo general (inductivo) (Bernal Torres, Salavarrieta, Sánchez Amaya, & Salazar, 2006).

4. RESULTADOS

Con respecto a este campo de estudio investigativo, donde se quiere apreciar el rendimiento del control interno en el segmento pblico ecuatoriano; a travs, de la realizacin de tesis que dieron lugar a la utilizacin de las tcnicas de encuestas tambin llamadas entrevistas o cuestionarios; las misma que reflejarn resultados muy severos. Que, mediante el razonamiento, anlisis y basndose de cada investigacin en los repositorios procedemos a la estadstica ya que esta nos facilita en tener mayor capacidad de comprensin tajante, clara, especifica y nos proporciona datos concretos de suma importancia.

Donde se obtuvo como primer desenlace, que el control interno en sus procesamientos referentes a todo su contenido estructural como: objetivos, planificaciones, alcances, monitoreo, supervisin, mecanismos, tcnicas, mtodos y dems relacionados a l; que demostr falencia cualitativa de deficiencia posesivamente en un grado que no gratifica ni admira mucho para las instituciones no financieras del sector pblico; an ms para sus representantes legales responsables de llevar un manejo intachable en la competencia de este sistema de control, como se lo puede observar mediante la especificacin de este grfico.

Control Interno

 

 

 

 

Fig. 02 Deficiencia en los Procesos

Autor: Elaboracin propia

 

Se puede observar que vara de cierto modo que no mantiene una uniformidad constante, presentando un control deficiente; esto se debe a que no todas las empresas pblicas estn encerradas a un solo mbito de actividad y que sus controles son encajados correspondientemente a la naturaleza en la que se dediquen, adems no se est llevando a cabo o implantando las pautas de las polticas y leyes que se encuentran en un estado vigente de funcionalidad activa que son fijas, necesarias para conseguir metas de mejoramiento en los bienes conformados en cada una de ellas, velando por el bienestar de los recursos que ayudan a mejorar la sostenibilidad econmica y calidad de vida de la ciudadana ecuatoriana.

Indicadores del control interno

Fig. 03 Propiedades

Autor: Elaboracin propia

 

No solo se pudo localizar deficiencias, sino tambin otros puntos que tienen conexin con los procesos del control interno que evaluacin su ritmo de sistematizacin empleado en las entidades del estado ecuatoriano. Con la elaboracin de este grafico se da ms realce a una opinin de observacin y dar entendimiento respecto al tema objeto manejado, concluyendo que existe un nivel ms alto que al resto de condiciones establecidas donde es la innombrable eficiencia y eficacia del control interno esto da a decir que ms del 50% las empresas contienen una efectiva implementacin del control interno, que no lo dejan en el camino o a un lado que lo ven con una visin de apoyo que ayuda a mejorar la seguridad de los activos tanto en sus registros como lo fsico , y que debe ser agregado por el restante que falta ya que esto es factible para sus entes asignados y a su organismo.

Sin olvidar, lo ineficaz tambin toma su parte dando como lugar entre el 40 y 42% esto se da por las consecuencias de que no se siguen las reglas como son o que le dieron de baja o en fin lo vieron como algo que no sirve de lleno ni para ellos ni para la propiedad planta y equipo que est en ella.

Adems, siempre existir esa vivencia de inseguridad, porque ninguna institucin esta salva de presentar situaciones problemticas provocadas por la ocurrencia de riesgos que en algunos casos es imprescindible de dominar debido al grado de fortaleza que este contenga, es por eso que se encuentra en el rango del 30% demostrndonos que del 100% de las entidades constituidas en nuestro pas existe ese ndice por cual se est pasando acorde a estas amenazas de riesgo.

Como ltimo sus componentes representan el 40%, esto es que las organizaciones cumplen con el control lo ejecutan, pero no de la manera correspondiente; es decir, que no toman todo el conjunto del control interno sino por partes basndose en lo ms conveniente o lo ms fcil en otras palabras, sin fijarse del dao que estn causando a la institucin y a su puesto de cargo. Otra explicacin es que la persona profesional que est delante de esto, debe estar consiente en todos sus aspectos tener conocimientos muy a fondos sobre la aplicacin de este control, y por los resultados estipulados demuestra todo lo contrario que no se tiene la facultad completa de dicho empleo a cerca de este control interno.

 

 

 

Conclusiones

 

Con la informacin exteriorizada basada en el control interno de los activos fijos de las organizaciones del sector pblico y solucionar estas inconsistencias que habitan en las instituciones pblicas no financieras dando con las siguientes conclusiones:

  • El control interno tiene la originalidad de cuidar la seguridad en este caso los activos o propiedad planta y equipo, capital de las entidades; de tal manera controla al momento de ser vinculados en la presentacin de los estados financieros mismos que deben cumplir y ser emitidos al fin de cada ejercicio en curso.
  • Para tener un buen control interno las empresas pblicas deben guiarse y aplicar de acuerdo a un orden jerrquico todas las Leyes, Normativas, sus correspondientes reglamentos que estn decretadas por su jefe mximo; encontrarse en estado activo, vigente y no derogadas.
  • La persona encargada tiene que tener las facultades requeridas, que conozca y tenga nocin del control interno que para que sirve, como debe ser empleado de acuerdo a la empresa que se est laborando.
  • De la misma forma todas las entidades deben encontrarse sujetas a las NIC (normas internacionales de contabilidad y NICSP (normas internacionales de contabilidad del sector pblico), as obtener mejores resultados y poder tomar las decisiones correctas.
  • La escala de porcentajes de riesgo y confianza, permite poder medir, detectar en qu nivel se encuentren las amenazas internos o externos que asechan a la organizacin.

 

Referencias bibliogrficas

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[1] Universidad Tcnica de Babahoyo, Babahoyo, Los Ros.

[2] Universidad Tcnica de Babahoyo, Babahoyo, Los Ros.

[3] Universidad Tcnica de Babahoyo, Babahoyo, Los Ros.

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