Seguimiento y evaluación de la planificación estratégica y su
incidencia en el desarrollo institucional, caso: Universidad
Estatal del Sur de Manabí
Monitoring and evaluation of strategic planning and its
impact on institutional development, case: Southern State
University of Manabí
Xavier Enrique Soledispa Rodríguez
1
xsoledispa@hotmail.com
Mercedes Leonor Chilán Regalado
2
mercedes.chr24@gmail.com
Karina Lourdes Santistevan Villacreses
3
karina.santistevan@unesum.edu.ec
Ruth Yadira Sumba Bustamante
4
yadira.sumba@unesum.edu.ec
Vanessa Daniela Campozano Plúa
5
vanessa.campozano@unesum.edu.ec
Recibido: 1/09/2017, Aceptado: 1/11/2017
RESUMEN
Este artículo tiene como objetivo realizar un análisis del seguimiento y evaluación del
Plan de Estratégico de Desarrollo Institucional de la UNESUM y su incidencia en el
desarrollo organizacional de la institución. Al inicio de esta investigación se presentan
algunas definiciones teóricas sobre la importancia de la planificación estratégica en
las Instituciones de Educación Superior, y su seguimiento y evaluación, como medida
de control. Posteriormente se estipula la metodología que se utilizó en el Seguimiento
y Evaluación de la Planificación Estratégica de Desarrollo Institucional de la
Universidad Estatal del Sur de Manabí (UNESUM), luego se analizan los resultados
obtenidos para identificar los principales problemas que afectaron al cumplimiento de
lo establecido en la planificación, con el objeto de proponer estrategias de mejora
continua. Para el desarrollo de este trabajo se analizó información relacionada,
extraída de diversos artículos, tesis de maestrías, libros e informes institucionales de
la UNESUM. El análisis de los resultados obtenidos, evidencia que el seguimiento y la
evaluación de este plan es de suma importancia para alcanzar los objetivos planteados
por la institución, debido a que estos representan controles al cumplimiento de sus
metas, que permiten detectar las debilidades, por lo tanto, se pueden tomar medidas
correctivas, para su fortalecimiento.
1
Docente de la Universidad Estatal del Sur de Manabí. Ecuador
2
Docente de la Universidad Estatal del Sur de Manabí. Ecuador
3
Docente de la Universidad Estatal del Sur de Manabí. Ecuador
4
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Palabras claves: Planificación estratégica, seguimiento, evaluación, calidad
ABSTRACT
This article aims to perform an analysis of the monitoring and evaluation of the
Strategic Plan for Institutional Development of UNESUM and its impact on the
organizational development of the institution. At the beginning of this research are
presented some theoretical definitions about the importance of strategic planning in
Higher Education Institutions, and their monitoring and evaluation, as a control
measure. Subsequently, the methodology used in the Follow- up and Evaluation of
Strategic Planning for Institutional Development of the State University of Southern
Manabí (UNESUM) is outlined, then the results obtained are analyzed to identify the
main problems that affected compliance with the established in planning, in order to
propose strategies for continuous improvement. For the development of this work,
related information was analyzed, extracted from various articles, master theses,
books and institutional reports of UNESUM. The analysis of the obtained results,
shows that the monitoring and evaluation of this plan is extremely important to reach
the objectives set by the institution, because these represent controls to the
fulfillment of its goals, that allow to detect the weaknesses, so corrective measures
can be taken to strengthen them.
Keywords: Strategic planning, monitoring, evaluation, quality
Introducción
Las Universidades del Ecuador enfrentan nuevos retos a partir de la Constitución
aprobada en la Asamblea Constituyente de Montecristi, en octubre del 2008, en la
que se establece que el Sistema de Educción Superior se regirá por los principios de
autonomía responsable, cogobierno, igualdad de oportunidades, calidad, pertinencia,
integralidad, autodeterminación para la producción del pensamiento y conocimiento,
en el marco del diálogo de saberes, pensamiento universal y producción científica
tecnológica global, para su cumplimiento establece la creación de un organismo
público de planificación, regulación y coordinación interna del sistema y de la relación
entre sus distintos actores con la Función Ejecutiva; y por un organismo público
técnico de acreditación y aseguramiento de la calidad de instituciones, carreras y
programas, que no podrá conformarse por representantes de las instituciones objeto
de regulación. Para dar cumplimiento a estas normativas se crearon instituciones
como el Consejo de Educación Superior (CES), Secretaría de Educación Superior,
Ciencia, Tecnología e innovación (SENESCYT), Consejo de Evaluación, Acreditación y
Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior (CEAACES), las que se
convirtieron en un pilar importante en el que hacer de la educación superior que
busca regular lo normado en la constitución (CEAACES, 2015).
A partir de estos cambios realizados en el Sistema de Educación Superior las
Universidades del país comenzaron a buscar estrategias para mejorar los procesos
administrativos y académicos de estas instituciones, ya que estos deben ser evaluados
por el CEAACES, con el fin de garantizar a la sociedad una educación de calidad.
Como resultado de estos procesos, las universidades del entorno empezaron a utilizar
herramientas de planeación para fortalecer los procesos institucionales y actuar de
manera eficiente en cada una de sus áreas, conllevándolo a la elaboración de un Plan
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Estratégica de Desarrollo Institucional (PEDI), el mismo que se ha convertido en un
instrumento de gran importancia para estas instituciones.
Por lo expuesto, el objetivo de esta investigación es realizar un análisis del
seguimiento y evaluación del Plan Estratégico de Desarrollo Institucional de la
Universidad Estatal del Sur de Manabí (UNESUM), por lo que, se realizó un análisis
de la importancia de la elaboración del Plan Estratégico en las Instituciones de
Educación Superior, el control que se realiza mediante el seguimiento y evaluación de
este, la metodología que se utilizó y los resultados obtenidos, por cada uno de los
objetivos institucionales.
Esta investigación está conformada de cuatro partes: la primera se enfoca en la
importancia que tiene la planificación estratégica en las IES, y en el seguimiento y
evaluación como medida de control de la planificación, estableciendo un análisis
teórico de diferentes autores sobre el tema planteado. La segunda, describe la
metodología utilizada en el seguimiento y evaluación del PEDI, caso: UNESUM; en la
tercera, se presentan los resultados y la discusión del tema planteado; y, en la cuarta
parte se presentan las conclusiones.
La Planificación Estratégica y su importancia en las Instituciones de Educación
Superior (IES)
La planificación estratégica es definida por algunos autores, como se describe: “La
planeación estratégica es el proceso gerencial de desarrollar y mantener una
dirección estratégica que pueda alinear las metas y recursos de la organización con
sus oportunidades cambiantes de mercadeo” (Kotler & Bloom, 1988).
“La Planificación Estratégica es el proceso mediante el cual quienes toman decisiones
en una organización obtienen, procesan y analizan información pertinente, interna y
externa, con el fin de evaluar la situación presente de la empresa, así como su nivel
de competitividad con el propósito de anticipar y decidir sobre el direccionamiento de
la institución hacia el futuro” (Serna Gómez, 2008) “La Planificación Estratégica es el
proceso de adaptación organizacional amplio que implica aprobación de decisiones y
evaluación, busca responder a preguntas básicas como: por qué existe la
organización, qué hace y cómo lo hace. El resultado del proceso es un plan que sirve
para guiar la acción organizacional en un plazo de tres a cinco años” (Chiavenato,
2004).
De las definiciones anteriores, se determina que la planificación estratégica es un
proceso, que direcciona las actividades de una organización hacia el cumplimiento de
las metas, permitiendo lograr los objetivos planteados por una institución, en un
tiempo establecido. Para las IES, la planificación estratégica se ha convertido en una
necesidad, porque son organizaciones que poseen procesos conscientes muy
complejos, interrelacionados entre sí y sujetos a un conjunto de exigencias
dinámicas. A esta disyuntiva, debe dar respuesta la dirección estratégica orientada a
la calidad (Almuiñas, 2001, s/p) (Almuiñas Rivero & Galarza López, 2012).
En este sentido, la planeación en las universidades es el proceso más eficaz para
enriquecer la base de experiencias y conocimientos necesarios de las comunidades
para hacer frente a los varios y complejos problemas que enfrentan las instituciones
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(Guillaumín et al., 2003). La planeación es un elemento inseparable de la función de
dirección organizacional, toda vez que permite conducir a la institución hacia el
cumplimiento de su misión, objetivos y metas (Torres Lima, Villafán Aguilar, & Álvarez
Medina, 2008).
De acuerdo a lo expuesto por Almuiñas (1999, p.16), entre los enfoques de
planificación más predominantes en el contexto universitario, se encuentran los
siguientes:
a)
El enfoque basado en la estimación de la demanda social, que tiene su basamento
principal en la previsión de la posible demanda estudiantil;
b)
El enfoque de recursos humanos – demanda económica - o matriz de insumo -
producto, que centra su atención en la determinación de los recursos humanos,
cantidad y tipo de profesional que son necesarios formar;
c)
El enfoque de la planificación normativa, basado en la conformación de una norma,
en la que la educación superior es concebida como un “sistema cerrado”. Esa norma se
define como estado óptimo a alcanzar en el futuro determinado;
d)
El enfoque de la planificación prospectiva, que se fundamenta en el diseño de los
futuros posibles, para luego identificar el más factible, que sirve de marco de
referencia a la acción en el presente. En este caso, el futuro se concibe, no solo como
una tendencia continua de la historia, tendencias fuertes, sino también como un
resultado de la presencia de gérmenes de cambios, que pueden ser detectados en el
presente y que impactan en el desarrollo de la educación superior, posibilitando
posteriormente intervenir y reorientar el rumbo a través de la formulación e
implementación de estrategias y acciones prioritarias;
e)
El enfoque de la Planificación Estratégica, concebido como un proceso (conjunto
de actividades y operaciones interrelacionadas entre sí, que producen un resultado
sinérgico), que tiene como uno de sus objetivos básicos la formulación de la
Estrategia institucional. Exige el ajuste continuo a las nuevas condiciones del entorno
y contempla los posibles desarrollos futuros. Toma en cuenta variables, que la
planificación tradicional no considera en todas sus magnitudes: variables políticas,
los juegos de poder de los actores influyentes en la realidad social y los estudios de
viabilidad, entre otras (Almuiñas Rivero & Galarza López, 2012).
La planificación estratégica tomó importancia en las IES del Ecuador desde que el
CEAACES implementó el Modelo de Evaluación Institucional a las universidades para
garantizar la calidad de la educación, la misma que está conformada por seis
criterios: organización, academia, investigación, vinculación con la sociedad, recursos
e infraestructura, estudiantes.
En el criterio organización, se evalúa el Plan Estratégico de la Institución, el sistema
de seguimiento y evaluación que permita dar cumplimiento a los objetivos
institucionales de una manera transparente, ética y responsable, garantizando
progresivos niveles de calidad a través de políticas, procedimientos y estructuras
institucionales que promuevan la mejora continua de los procesos, actividades y
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resultados en todas las unidades académicas de la institución.
El seguimiento y la evaluación del plan estratégico como medio de control
Muchos autores se refieren a la evaluación, como la verificación de los resultados
obtenidos frente a los resultados esperados. En otras palabras, la muestran como la
medición del impacto que el plan, programa o proyecto adelantado ha tenido sobre
las condiciones iniciales que motivaron su formulación y desarrollo (Marín García,
s.f.).
El concepto de evaluación en el campo de las empresa públicas ha estado enmarcada
por el debate de su alcance y utilidad, mediante dos tendencias: la primera, en la
que se entiende de manera instrumental, como un proceso sistemático que recoge
información, la procesa y determina los resultados, con el objeto de tomar decisiones
generalmente con un alcance establecido; la segunda, plantea la evaluación como
algo inherente al proceso deconstrucción social que sirve para conocer la realidad,
percibir problemas sociales, construir colectivamente propuestas y mejorar la
sociedad (Buitrago Bermúdez & Martínez Toro, s.f).
Las universidades se plantean un conjunto de aspectos interesantes a evaluar en
dicho proceso, por ejemplo, conocer si sus propósitos y resultados se lograron, como
se ha desarrollado el contenido de los momentos que integran la metodología que se
aplicó y si las condiciones para su aseguramiento garantizaron la calidad del mismo
(Almuiñas Rivero & Galarza López, 2012).
De acuerdo a lo expuesto por Marín García (s.f.) la evaluación tiene dos propósitos
fundamentales: realizar el seguimiento a los planes, programas o proyectos,
observando y analizando su ejecución, para medir su avance en términos del logro
de sus objetivos; y, medir el cumplimiento de los objetivos y las metas alcanzadas
para un plan, programa o proyecto, ponderando su eficiencia y determinando sus
impactos sobre la transformación de las condiciones iniciales.
La evaluación de la calidad del proceso de planificación estratégica debe ser un tema
que se apoye más en la investigación, y convertirse también en parte de la agenda de
la gestión universitaria actual. A veces una universidad opera durante varios años,
con una misma concepción de este proceso, prestándole poca importancia a su
perfeccionamiento. Es decir, se olvida del monitoreo de algunas señales que pueden
dar luz para el cambio en el momento preciso (Almuiñas Rivero & Galarza López,
2012).
Metodología
La metodología desarrollada para el seguimiento y evaluación del PEDI de la UNESUM
2016 – 2021 se basó en el análisis de factores cualitativos como cuantitativos, de los
involucrados. Así como también se usó técnicas para la evaluación de avances y
cumplimiento del PEDI mediante la recopilación de información objetiva y veraz. Esta
metodología está conformada por las siguientes etapas:
a. Planificación del proceso de evaluación y seguimiento del Plan Estratégico de
desarrollo institucional.
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En esta etapa se determinó el cronograma de actividades, los instrumentos que se
aplicaron para evaluar el plan estratégico y el tamaño de las muestras para la
obtención de la información, para ésta se aplicaron varios tipos de investigaciones
entre ellos tenemos los siguientes:
Investigación exploratoria. Mediante ella se recopiló información de los hechos desde
la perspectiva general de la Comisión de Planificación y Desarrollo Institucional y su
experiencia de trabajo en la coordinación, asesoría y seguimiento a los procesos de
planificación estratégica y operativa, así como de la ejecución.
Investigación bibliográfica. Sirvió para fortalecer las bases teóricas sobre el tema en
estudio, permitiendo realizar un mejor análisis con criterio científico.
Investigación de campo. Con ella se pudo obtener información sobre la ejecución del
PEDI analizando lo planificado con lo ejecutado y así establecer los niveles de
cumplimiento de las planificaciones operativas.
Investigación descriptiva. Por medio de ella se pudo analizar las percepciones de
cumplimiento de la filosofía estratégica y los avances en la ejecución de la
planificación institucional.
Estrategias de recolección de información. Esta se la realizó mediante la técnica de
encuesta aplicada in situ a los miembros de la comunidad universitaria, con el
propósito de recoger apreciaciones y percepciones.
Población investigada. La población fue clasificada de la siguiente manera:
autoridades, docentes de todas las carreras, personal administrativo y de servicios
estudiantes de todas las carreras de la Universidad, tomando una muestra de 355
miembros de la comunidad universitaria.
b. Implementación del proceso de evaluación.
Los instrumentos de evaluación que permitieron medir la eficiencia, eficacia y
efectividad del PEDI y POA, fueron matrices diseñadas para la valoración de los
objetivos institucionales a través de la comparación de las metas programadas y
ejecutadas, obteniendo información oportuna acerca del grado de cumplimiento.
c. Sistematización de resultados.
En esta etapa del proceso, se analizaron los resultados obtenidos mediante los
instrumentos e información institucional, con la que se procedió a establecer el
análisis por cada eje estratégico institucional, sus metas e indicadores.
d. Validación del informe final.
En esta etapa, se procedió finalmente a la estructuración del informe.
e. Socialización.
Los resultados obtenidos fueron socializados a todas las instancias universitarias a
través del correo electrónico, folletos y reuniones de socialización, etc.
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Resultados
El seguimiento y evaluación del Plan Estratégico de Desarrollo Institucional se lo
realizó desde dos puntos de vista.
a) Marco filosófico institucional: En esta parte se realiza la evaluación de la misión,
visión y valores institucionales.
b) Despliegue estratégico: En él se realiza la evaluación de los objetivos
institucionales, metas e indicadores de cada eje estratégico.
Evaluación del marco filosófico institucional
Para la evaluación del marco filosófico institucional, se ha considerado la información
obtenida del estudio de campo realizado mediante una encuesta aplicada a la
comunidad universitaria que cuenta con una población de 4960 personas, de la cual
se consideró una muestra de 355 integrantes distribuidos de la siguiente manera.
Tabla 1. Población de la comunidad universitaria y selección de la muestra
Fuente: UNESUM, Seguimiento y Evaluación del PEDI (2016)
Cumplimiento de la visión institucional
La visión institucional UNESUM que se evaluó es la siguiente:
“La Universidad Estatal del Sur de Manabí constituye una institución de educación
superior que se propone alcanzar un liderazgo educativo a nivel regional y nacional,
forjando una nueva visión de la educación superior, integrándose a la sociedad para
plantear opciones de trabajo con calidad, que contribuya a la definición y tratamiento
de los problemas que afectan el derecho al buen vivir con respecto a la diversidad y
mediante la convivencia armónica con la naturaleza”.
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Gráfico 1. Evaluación del Cumplimiento de la Visión
Fuente: UNESUM, Seguimiento y Evaluación del PEDI (2016)
Cumplimiento de la Misión Institucional
“La formación de profesionales en los niveles de grado y postgrado, altamente
calificados y preparados para aportar a la solución de los problemas de la región,
capaces de promover, generar y difundir el conocimiento en apoyo de un desarrollo
tecnológico que les permita coadyuvar con la comunidad local, regional y nacional,
con competencias adecuadas para impulsar los cambios y brindar el servicio que
posibilite un desarrollo humano integral”.
Gráfico 2. Evaluación del Cumplimiento de la Misión
Fuente: UNESUM, Seguimiento y Evaluación del PEDI (2016)
Cumplimiento de los Valores
Los Valores estratégicos representan las convicciones o filosofía qué conducirá al éxito
a la institución por tal importancia estos fueron evaluados.
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Los resultados obtenidos fueron los siguientes:
Gráfico 3. Evaluación del Cumplimiento de los Valores
Fuente: UNESUM, Seguimiento y Evaluación del PEDI (2016)
Seguimiento y Evaluación de la Planificación Institucional
En la evaluación y seguimiento de la planificación institucional se analizaron los 5
ejes estratégicos institucionales que están conformado por 5 objetivos, 49 metas y
49 estrategias e indicadores que son elementos esenciales para el desarrollo
eficiente, eficaz y efectivo de la UNESUM.
Los resultados obtenidos fueron los siguientes:
Tabla 2. Resultados del Seguimiento y Evaluación del PEDI de la UNESUM
Fuente: UNESUM, Seguimiento y Evaluación del PEDI (2016)
Nota: Las metas planteadas para la gestión de posgrado comenzaran a ejecutarse a partir del
2017 de acuerdo a lo establecido en el PEDI.
Para el cumplimiento de lo planificado en el PEDI de la UNESUM para el 2016 el
Ministerio de Finanzas asignó en los diferentes programas presupuestarios la cantidad
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de $ 14.265.501,09 de los cuales se ejecutaron $ 13.486.684,91, lo que corresponde
al 94,54% de lo concedido, en Gestión administrativa se ejecutó el 95,40%, en
Gestión de docencia 97,17, en Gestión de investigación y posgrado 53,87% en
gestión de la Vinculación con la colectividad 54,47%, en reconstrucción y reactivación
productiva de las zonas afectadas por el terremoto 82,77%, en el proceso de su
ejecución se realizaron 89 modificaciones presupuestarias.
En lo que corresponde a la evaluación institucional externa realizada por el CEAACES
se obtuvieron los siguientes resultados: en el criterio Organización de 8 puntos se
obtuvo 5,15 en Academia de 36 se logró obtener 12,19, en Investigación de 21 se
consiguió 0,17, en Vinculación de 3 se alcanzó 2,76, en Recurso e Infraestructura de
20 se adquirieron 14,85, en estudiantes de 12 se adjudicaron 6,25 total de puntaje
obtenido 41,37 puntos (Dirección de Evaluación y Acreditación UNESUM, 2016).
Discusión
Estudios realizados a IES en España muestran que la planificación estratégica es la
herramienta de gestión que más se aplica en estas instituciones, y contar con un
programa de planificación estratégica conlleva mejoras en el proceso de toma de
decisiones y en un mejor rendimiento de los procesos clave. Entretanto, muchas
instituciones aún no han resuelto totalmente los problemas metodológicos que
surgen de la complejidad de tratar de gestionar e integrar todos los stakeholders en
el proyecto estratégico. En muchos casos la atención se ha centrado en los aspectos
más formales y metodológicos, lo que denota importantes áreas de mejora en
ámbitos tales como la coherencia entre mantener el foco sobre las actividades del
día a día sin perder la idea de la alineación de la estrategia en todos los niveles de la
institución. De este modo, la relación entre la continuidad, el aprendizaje
organizacional y el rendimiento resultó ser un tema clave a la hora de identificar los
logros y avances reales alcanzados por el esfuerzo estratégico (Llinás Audet, Girotto,
& Solé Parellada, 2010).
El ejercicio de planeación estratégica para la conducción de las funciones
universitarias fundamentales constituye una herramienta de gran relevancia en el
desarrollo de las Universidades y de núcleos organizacionales, toda vez que provee
los elementos metodológicos para detectar las capacidades reales y potenciales de la
institución, así como los posibles escenarios que a futuro pueden presentarse al optar
por un camino u otro, en la toma de decisiones y en la ejecución de las mismas
(Torres Lima, Villafán Aguilar, & Álvarez Medina, 2008).
A través de la evaluación se puede detectar a tiempo señales de aviso, que pongan
de relieve la presencia de insuficiencias y nuevas fortalezas existentes no
descubiertas aún, y manifiesten la necesidad de cambios en la gestión de dicho
proceso. Son relativamente recientes los esfuerzos que se están realizando en esa
dirección. Seguramente, los puntos de desencuentros identificados y otros no
tratados, se manifiestan de forma diferenciada en las universidades, y están lejos de
convertirse en una situación grave, pero si requieren de atención inmediata (Almuiñas
Rivero & Galarza López, 2012).
En el presente estudio se puede evidenciar que la planificación estratégica en la IES
se ha convertido en una herramienta de vital importancia para el buen desarrollo
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institucional. Sin embargo, si en una institución se elabora un excelente plan
estratégico para mejorar la calidad de desempeño institucional y no se elabora un
adecuado sistema de seguimiento y evaluación, posiblemente no se podrá lograr las
metas planteas para el cumplimiento de sus objetivos.
De acuerdo a la información obtenida por el seguimiento y evaluación del plan
estratégico se puede indicar que los resultados obtenidos en el marco filosófico
institucional, en lo que corresponde a los valores, no son alentadores para una
institución que busca la calidad tanto en los procesos académicos como
administrativos.
En lo que corresponde seguimiento y evaluación de la Planificación Institucional se
observa un cumplimiento del 84% y una ejecución del presupuesto de un 94,54%,
de acuerdo a lo asignado, con 89 modificaciones presupuestaria, al relacionar esta
información con los resultados de la evaluación institucional realizada en el 2016 se
constata debilidades en la mayoría de los criterios, lo que podría ser resultado de no
haber identificado a tiempo las debilidades para tomar las medidas correctivas
necesarias para fortalecerlas.
Conclusiones
La planificación estratégica es una herramienta muy importante para el desarrollo
institucional de las universidades, sin embargo, si no se realiza un adecuado
seguimiento y evaluación del cumplimiento de sus objetivos, este se convertiría en
un documento sin utilidad debido a que no se está ejecutando lo planificado por los
directivos.
El seguimiento y evaluación del PEDI es indispensable para llevar un control adecuado
del cumplimiento de los objetivos y metas planteadas, los mismos que deben
realizarse de manera periódica, por parte de una comisión técnica ajena al
departamento de planificación, con la finalidad de obtener resultados objetivos e
imparciales, y así adoptar las medidas correctivas que fueran necesarias.
La Universidad Estatal del Sur de Manabí cuenta con un PEDI con Planes Operativos
Anuales y un sistema de seguimiento y evaluación, los mismos que han incidido en
el funcionamiento operativo y organizacional de la institución; sin embargo, todavía
no se logra en su totalidad el cumplimiento de lo planificado, por falta de una cultura
de planificación en la entidad.
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