Modelo de gestión por procesos en las universidades del
Ecuador
Model of management by processes in the universities of
Ecuador
Ing. Wilson Fernando Jiménez Mba
1
wf.jimenez@uta.edu.ec
Ing. Washington Marcelo Gallardo Medina
1
wm.gallardo@uta.edu.ec
Ing. William Franklin Ortíz Paredes
1
wf.ortiz@uta.edu.ec
Recibido: 1/04/2018, Aceptado: 1/06/2018
RESUMEN
Actualmente vivimos en un mundo cambiante en el cual las entidades universitarias
requieren trabajar en un marco de calidad, por lo que requiere que todas las
universidades necesitan implementar un modelo de gestión por procesos para las
unidades de gestión, académicos, investigación y vinculación, de esta manera
incrementar la precisión competitiva y mediante la misma se pueda controlar las
actividades que se manejan dentro de las instituciones y a través de ello se pueda
verificar si se está dando cumplimiento a todas funciones asignadas a cada uno de
los integrantes de la organización ya que se busca ofrecer un servicio de calidad que
esté acorde a las expectativas que requiere el cliente. Hoy en día de acuerdo a la
ley Orgánica de Educación Superior todas las universidades deben tener un modelo
de gestión por procesos para que puedan obtener un correcto funcionamiento.
Además, podemos recalcar que de 52 universidades del Ecuador categorizadas en la
clase A, B, C, D, tan solo 16 de estas tienen el reglamento orgánico de gestión
organizacional por procesos.
Palabras clave: Educación, gestión, procesos, mejora continua
1
Docente, Universidad Técnica de Ambato, Ecuador
Revista científica Ciencia y Tecnología Vol 18 No 19 págs. 190-197
http://cienciaytecnologia.uteg.edu.ec
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ABSTRACT
We currently live in a changing world in which university entities need to work in a
quality framework, requiring that all universities need to implement a process
management model for the management, academic, research and linkage units of
this Way to increase the competitive precision and through the same it is possible
to control the activities that are handled within the institutions and through this it is
possible to verify if all the functions assigned to each one of the members of the
organization are being fulfilled since they are searched Offer a quality service that
is in accordance with the expectations that the client requires. Today according to
the Organic Law of Higher Education all universities must have a model of
management by processes so that they can obtain a correct operation. In addition,
we can emphasize that of 52 universities of Ecuador categorized in class A, B, C, D,
only 16 of these have the organic regulation of organizational management by
processes.
Keywords: Education, management, processes, continuous improvement
Introducción
En la administración actual se puede decir que un modelo de gestión por procesos
es indispensable para que las universidades consigan organizar los esfuerzos y la
utilización de los recursos para lograr la satisfacción balanceada de todos los entes
vinculados a cada uno de los procesos que definen al sistema organizacional
(Sánchez y Blanco, 2014).
El propósito de esta investigación es implementar el modelo de gestión por
procesos que permita la mejora continua de la Facultad de Ciencias Administrativas,
ya que hoy en día se busca mejorar la calidad de educación superior (Ortega, M.F.,
2013). Es por ello que tanto estudiantes, docentes, personal administrativo y de
servicios deben cumplir a cabalidad con las actividades que le sean asignadas para
el cumplimiento de objetivos dentro de la misma. Según las encuestas realizadas la
mayoría de los estudiantes de la Facultad de Ciencias Administrativas consideran de
vital importancia la implementación del modelo de gestión por procesos en cada
unidad se incrementará la eficacia y nos permita tener un valor agregado en
nuestros servicios.
Las universidades de educación superior se concentran en lograr una mejor calidad
en los procesos permitiendo de esta manera perfeccionar cada una de las
actividades que se realizan en las instituciones (CEEACES, 2013). Un modelo de
Gestión por Procesos involucra un desafío estratégico organizacional que implica
tomar conciencia en qué punto se encuentra la empresa, dónde se ve en un futuro
y cómo desarrollan sus actividades para alcanzar los objetivos establecidos. La
Universidad Técnica de Ambato de la Facultad de Ciencias Administrativas
requiere de un modelo de gestión por procesos que le permita generar excelencia
en todas actividades que se realice y de esta forma cumplir con los objetivos
propuestos dentro de la misma. La estrategia que se utilizó para medir el nivel de
conocimiento que tienen docentes, empleados y personal administrativo sobre la
gestión por procesos fue mediante aplicaciones de encuestas, matrices y la
elaboración del chi cuadrado mediante ello se pudo obtener información relevante
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sobre el tema requerido.
¿Por qué no todas las universidades implementan un modelo de gestión por
procesos? El objetivo de esta investigación es agilizar las actividades que se
realizan en cada una de las unidades de la Facultad para generar mayor
competitividad y un mejor servicio a la sociedad.
Desarrollo
Enfoque por procesos
ISO (2015) Procesos. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan
las entradas para proporcionar un resultado previsto.
ISO (2015) Calidad. Grado en el que un conjunto de características inherentes de
un objeto cumple con los requisitos.
ISO (2015) Requisito. Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita
u obligatoria.
Figura 1. Procesos
Fuente: Investigación de campo
Elaboración: Equipo de trabajo
Límites de un proceso
No existe una interpretación homogénea sobre los límites de los procesos, ya que
varían mucho con el tamaño de la empresa. Lo realmente importante es adoptar un
determinado criterio y mantenerlo a lo largo del tiempo (Pérez Fernández, 2010).
Factores de un proceso
Personas, Materiales, Recursos físicos, Métodos / Planificación del proceso, Medio
ambiente.
Tipos de procesos
Procesos estratégicos: “También denominados procesos de dirección, suelen estar
relacionados con la estrategia y su evolución, y con el control global de la
organización”.
Procesos operativos: Mediante estos procesos la organización genera los productos
y servicios que entrega a sus clientes. Su conjunto contribuye la cadena de valor de
la organización, lo que significa que un desajuste en los mismos puede tener
repercusiones importantes en el resultado de las mismas.
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Procesos apoyo: Se los designa también como procesos de soporte, de ayuda o de
apoyo. Estos procesos dan apoyo a los estratégicos, a los específicos o a otros de
soporte” (Martínez y Martínez, 2013).
Gestión
ISO (2015) Gestión. - actividades coordinadas para dirigir y controlar una
organización (pág. 18).
Gestión por procesos
La administración del conocimiento se define como u conjunto de procesos por los
cuales una empresa u organización recoge, analiza, y comparte su conocimiento
entre todos sus miembros con el objetivo de movilizar los recursos intelectuales del
colectivo en beneficio de la organización, del individuo y de la sociedad (Núñez,
Rodríguez y Arancibia, 2010). Entendiendo estos como una secuencia de
actividades orientadas a generar un valor añadido sobre una ENTRADA para
conseguir un resultado, y una SALIDA que a su vez satisfaga los requerimientos del
cliente (Maldonado, 2011, pág. 2).
Mapa de procesos
Un mapa de procesos es una representación gráfica de los procesos de una
organización. Es una representación global de procesos (Pardo, 2012, pág. 49).
Figura 2. Mapa de procesos
Fuente: Investigación de campo
Elaboración: Equipo de trabajo
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Metodología
Investigación cualitativa orientada hacia la comprensión del problema y objeto de
estudio, se interesa mucho saber cómo los sujetos en una investigación piensan y
que significado poseen sus perspectivas en el asunto que se investiga. De la misma
manera la investigación cuantitativa mediante la aplicación de esta investigación se
puede realizar un análisis de datos del fenómeno de estudio y a la vez e investiga el
problema independientemente del contexto al que se pertenece (Bernal, 2010).
Tabla 1. Distribución de la muestra
n: tamaño de la muestra
Z: nivel de confianza 95% que es 1,96
P: es la probabilidad a favor de ocurrencia del fenómeno 50%
Q: es la probabilidad en contra de ocurrencia del fenómeno 50%
N: tamaño del universo o población e: margen de error
n: Es el tamaño necesario de la muestra representativa de personas que se debe
encuestar para determinar la verdadera percepción que tienen las personas (Bernal,
2010, pág. 171).
Z: Es el nivel de confianza o margen de confiabilidad (para esta investigación a los
investigadores ser interesa ser rigurosos y por ello deciden utilizar un nivel de
confianza alto: 95% de confianza, equivalente a 1,96 (Bernal, 2010, pág. 171).
e: Es el error de estimación (en este caso se tomó un error de estimación un valor
pequeño, debido a que la población objeto del estudio tiende a ser heterogénea en
cuanto a la percepción de la variable objeto de medición; entonces: e =0,05.
En base a los resultados, la encuesta será dirigida a 298 estudiantes y 19 matrices
de procesos del personal a los docentes, personal administrativo y de servicio de la
Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Técnica de Ambato.
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Al realizar la investigación respectiva se identificó que de 52 universidades del
Ecuador categorizadas en la clase A, B, C, D, tan solo 16 de estas tienen el
reglamento orgánico de gestión organizacional por procesos.
Resultados
Un porcentaje alto de los estudiantes de la Facultad de Ciencias Administrativas cree
que los retrasos, demoras y pérdidas de tiempo del personal se generan
frecuentemente la misma que no les permite efectuar sus propósitos establecidos en
cada unidad y no cumple las expectativas del cliente. La mayoría de los estudiantes
de la Facultad de Ciencias Administrativas consideran de vital importancia que al
implementar el modelo de gestión por procesos en cada unidad de la Facultad se
incremente la eficacia y nos permita tener un valor agregado en nuestros servicios.
En esta investigación se ha realizado el análisis del Chi cuadrado para la
implementación del modelo de gestión por procesos para la Facultad de Ciencias
Administrativas con el propósito de mejorar la satisfacción del cliente, mediante la
evidencia estadística se acepta implementar un Modelo de Gestión por Procesos en
la Facultad de Ciencias Administrativas para mejorar los procesos de gestión,
académicos, investigación y vinculación con el objeto de agilizar cada una de las
actividades que se desarrollan dentro de la Facultad.
Es importante originar en un documento práctico todos los procesos que forman
parte de esta Institución de Educación Superior a través de la aplicación de un
modelo de gestión por procesos que sirva como un documento de consulta
permanente para estudiantes y todo el personal que labora en la Facultad de
Ciencias Administrativas.
Para la codificación se tomó en cuenta los 3 niveles que detallamos a continuación;
Nivel Estratégico (NE): Gestión de desarrollo Institucional (GDI), Gestión de
Impulso Académico (GIA), Gestión Intrainstitucional Administrativo-Académico.
(GIA) Nivel Operativo (NO): Academia (ACD): Coordinación de carrera, Silabo,
Programa Analítico, Guía Práctica, Evaluación Integral al docente. Investigación
(INV): Proyecto de Investigación, Vinculación con la sociedad (VCS): Proyectos de
vinculación (PDV), Practicas de Formación Académica (PFA), Seguimiento a
graduados (SAG), Inserción Laboral (INL).Gestión (GST): Secretaria de carrera
(SDC), Titulación (T), Posgrado (PSG), Plataforma (PLF) Nivel de Apoyo (NA):
Bienestar estudiantil (BES), Secretaria General (SGN), Unidad de Planificación y
Evaluación (UPE), Laboratorio (LAB), Conserjería (CON), Área de copiado (AFC) y
Gestión Biblioteca (GBI).
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Figura 3. Mapa de procesos por niveles
Elaboración: Equipo de trabajo
Conclusiones
En el presente proyecto se analizó y estudió la implementación de un modelo de
gestión por procesos de la Facultad de Ciencias Administrativas que permita
optimizar los procesos administrativos con eficacia y eficiencia, y a su vez sea
reconocido y aplicado por las autoridades de la Facultad.
Todas las instituciones de educación superior ya sean estas públicas o privadas
deben dar relevancia a la aplicación de un modelo de gestión por procesos que
garanticen la calidad, compromiso y participación individual, colectiva de todos los
integrantes de la organización.
La presente investigación ha logrado establecer que los procesos administrativos
que tiene la Facultad son poco eficaces, por esta razón se considera que al
implementar el modelo de gestión por procesos en cada una de las unidades en los
procesos de gestión, académicos, investigación y vinculación facilitara el control de
cada uno de los procesos.
La Ley Orgánica de Educación Superior establece órganos de carácter colegiado
para el ejercicio del cogobierno de las universidades y escuelas politécnicas de
carácter académico y administrativo en sus respectivos estatutos y reglamentos
mismos que servirán de apoyo para el tratamiento de los temas académicos, que
cumplen las expectativas del cliente interno externo.
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