El control interno de los activos fijos y su incidencia en los
estados financieros del sector público
The internal control of fixed assets and their impact on the
financial statements of the public
1
Diana Carolina Encalada Morocho
dianaencalada17@outlook.es
2
Javier Antonio Paredes Tobar
paredesjavier08@gmail.com
3
Darwin Jorge Gil Espinoza
dgil@utb.edu.ec
Recibido: 1/9/2019; Aceptado: 1/11/2019
RESUMEN
Las entidades en sus inicios engloban cierta cantidad de condiciones necesarias,
donde se busca reservar exhaustivamente la integridad de lo que comprende la mayor
parte en ella como son sus activos, parte de estos comprende lo que es activos fijos,
verificando que se encuentre en un estado extraordinario para ser aprovechados al
máximo; del mismo modo deben presentar una razonabilidad perenne en sus estados
financieros que permitan emitir la toma decisiones en la institución. Tomando como
ejemplo al Municipio de Babahoyo perteneciente al sector público no financiera, es
una entidad dedicada a la prestación de servicios, contracta convenios para realizar
nuevas obras, postula planes a corto o largo plazo en proyectos, con la debida calidad,
transparencia y tecnología; beneficiando al ciudadano, logrando un desarrollo integral
sostenible a través de la gestión de actividades participativas e innovadoras; que tiene
un amplio camino o trayectoria en la usabilidad de sus activos fijos.
Palabras clave: control interno, activos fijos, estados financieros
1
Universidad Técnica de Babahoyo, Babahoyo, Los Ríos.
2
Universidad Técnica de Babahoyo, Babahoyo, Los Ríos.
3
Universidad Técnica de Babahoyo, Babahoyo, Los Ríos.
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http://cienciaytecnologia.uteg.edu.ec
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ISSN impreso: 1390 - 6321
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ABSTRACT
Las entidades en sus inicios engloban cierta cantidad de condiciones necesarias, donde
se busca reservar exhaustivamente la integridad de lo que comprende la mayor parte
en ella como son sus activos, parte de estos comprende lo que es activos fijos,
verificando que se encuentra en un estado extraordinario para ser aprovechados al
máximo; del mismo modo deben presentar una razonabilidad perenne en sus estados
financieros que especifiquen emitir la toma de decisiones en la institución. Tomando
como ejemplo al Municipio de Babahoyo perteneciente al sector público no financiero,
es una entidad asignada a la prestación de servicios, contratos convenientes para
realizar nuevas obras, postula planos a corto o largo plazo en proyectos, con la debida
calidad, transparencia y tecnología; beneficiario al ciudadano, logrando un desarrollo
integral sostenible a través de la gestión de actividades participativas e innovadoras;
que tiene un amplio camino o trayectoria en la usabilidad de sus activos fijos.
Keywords: internal control, fixed assets, financial statements
Introducción
En la actualidad existen organizaciones que presentan necesidades de gestión
dependiendo a la actividad en la que se dediquen, esto refleja que no hay una
transparencia limpia sino con enmendaduras en otros términos errónea en sus
procesos administrativos, contable, administración financiera provocando malas
decisiones, debido a la omisión de políticas y leyes a las que debe regirse.
Para este caso es vital la importancia determinar cómo incide el control interno en
los activos fijos si formaliza con las expectativas que quieren llegarse a demostrar a
través de la presentación y de reflejar veracidad en los estados financieros, haber
acatado o seguir el formato del marco de información financiera un marco fiel que
deben ser enviados por los responsables que están bajo el mando de la entidad.
Desarrollo
Los antecedentes del control interno de los activos fijos en el Ecuador se remontan a
la Ley Orgánica de Hacienda que fue dictaminada en el Registro Oficial No 753 el 27
de Septiembre de 1928, documento que normalizaba las políticas hacendarias como
presupuestarias dentro de la misma se describía relevantemente el control de los
bienes del sector gubernamental, con el paso del tiempo esta fue quedando
desactualizada en lo que es la administración de los bienes del país, en eso serevela
la Ley Orgánica de Presupuesto en el año 1951 lo cual se encargaba de un control
legal para comparar la norma y los objetivos que se planificaban en las entidades, la
misma se la complementó con la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control
del año 1977 la finalidad de esta era tener una compresión de las funciones y
mantener al sector público en coordinación con las normas vigentes a la fecha,
prolongando una efectividad manejable de los recursos materiales, humanos,
administrativos, financieros; tenía como objetivo la garantía de obtener tanto un
adecuado control interno como externo. Misma ley que fue revocada por la Contraloría
General del Estado, en sus títulos VI, VII, VIII, IX, X, XI, XII el día 12 de junio del
2002. Esta ley ha contribuido de cierta manera llevar un buen control y la regulación
de los bienes presentes de nuestra nación Ecuador.
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Encalada, Paredes, Gil. El control interno de los activos fijos y su
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En 1975 se emitió el Reglamento de Bienes del Sector Público para el crecimiento de
fortalezas en el control y responsabilidades que se dispongan, el mismo que se
reformó bajo resoluciones en ese mismo año. Y por último se determinó la Ley y
Reglamento General de administración, manejo y control de los activos fijos del sector
público (Rodas Gonzales, 2007).
En la actualidad todas las empresas de tipo público se manejan mediante este
Reglamento y Ley, proporcionando supervisión, manejo, accesibilidad a toda la
propiedad, planta y equipo mediante el control basado en estas políticas decretadas.
El control interno es una guía basada en planes de las instituciones y todas las
coordinaciones de técnicas o métodos de igual manera la utilización de medidas
acopladas en la entidad alcanzando un seguro de defensa en los activos y confirmar
una certeza de los informes contables, financieros o de administración (Camacho
Villota, Washington, Gil Espinoza, Darwin y Paredes Tobar, Javier, 2017). Incluso se
habla de la protección y salvaguardar los activos, en las empresas estatales las tareas
de amparo de los activos, vale decir, los fondos y valores disponibles se encuentran
bajo la administración de la Gerencia de Administración y Finanzas o cargo
equivalente. En cuanto a las actividades relacionadas con el registro y protección de
los activos fijos, hecho que les compete a los funcionarios a quien se les asigna los
bienes (Flores León, 2013).
La Constitución de la República del Ecuador (2008) en su Art. 204 enfatiza que la
Función de Transparencia Control Social promoverá e inducirá el control de las
entidades y organismos del sector público por medio de algunas entidades con
personaría jurídica y autonomía administrativa, financiera, presupuestaria y
organizativa, misma entidad denominada la Contraloría General del Estado. Dicho
ente como su nombre lo menciona es el responsable técnico, procurador público,
especializado a la vigilancia correcta del cumplimento de pautas, lineamientos o
políticas que sean establecidos. Tiene como misión en el Art. 1 de la Contraloría
General del Estado, ser un órgano sensato controlador de velar los recursos y bienes
públicos que precautele su uso eficiente buscando beneficios para la sociedad.
(Contraloría General del Estado, 2018).
Así mismo la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (LOCGE), Art. 9 del
control interno manifiesta que se hará cargo de cada entidad del Estado y tener una
finalidad de originar condiciones, disponibilidad de informes para el ejercicio de lo
que es el control externo regulado por la misma (Contraloría General del Estado,
2015).
Por lo tanto, es una ayuda fundamental permitiendo la verificación minuciosa de los
activos fijos que son bienes físicos que forman parte de la entidad. Horngren, Harrison
y Bamber (2003) brevemente dan la significación de estos activos llamados también
propiedad, planta y equipo cómo: vehículos, equipo de cómputo, terrenos, edificios,
patentes, marcas, etc. Que se van depreciando con el pasar del tiempo; que exceptúa
a los terrenos inmueble que no se deprecia pero que igual manera forman parte de
dicho grupo; y no está más que decir, que genera rentabilidad a lo que se denomina
plusvalía. Su medición es efectuada bajo su costo. Representan las inversiones que
tiene cada establecimiento. Además, se puede observar que contienen aspectos de
condiciones, detallados en el siguiente modelo gráfico.
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Gráfico 1. Características Activos Fijos
Fuente: Contabilidad Gerencial
En el campo público estos activos tienen una estructura, reconocimiento, detalles,
definiciones con otro sentido a las empresas privadas; podemos encontrar el
Reglamento General para la administración, utilización, manejo y control de los
Bienes e Inventarios del Sector Publico en la Sección 1 Art.26 estipula a la propiedad,
planta y equipo (PPE) riquezas destinada a tareas administrativas, de producción,
suministros de servicios, bienes, y arrendamiento. Donde tiene inclusión aquellos
bienes de patrimonio histórico artístico - cultural, biológicos, intangibles y de
infraestructura. Son reconocidos siempre cuando sigan el cumplimiento de los
siguientes requisitos:
Utilizados en el ámbito del periodo fiscal
Generación de beneficio económico o ser potencial de servicio publico
Orientación a la naturaleza de la misión institucional en función
Costos de adquisición establecido por el funcionario rector de las finanzas
públicas.
Por la misma razón el Art. 27 habla del control que se les da coordinado en estos
aspectos:
Por cada bien de forma uno a uno (individual).
Por cada componente en base de su vida útil ya sea de una pieza u parte que
lo estructure.
Por grupos de características físicas semejantes, adquiridos en una misma
fecha y no sobre pase el valor estipulado por el ente recto de finanzas,
enviado a una sola área (Contraloría General del Estado, 2017).
Además el control interno cumple que se desempeñe todas las políticas,
requerimientos aplicables, leyes que existan conforme la organización se lleve a cabo
o este conformada concernientemente de sus directivos, de mantener una
constatación de información financiera con un nivel de seguridad razonable, para
llegar a este punto se debe manejar a través de la implementación de objetivos y
componentes conformados por este control que tienen una relación común, que van
de la mano coordinadamente (Aguirre Ormaechea, 2005).
Tienen un uso con la secuencia de los objetivos
No son destinados para la venta
Tienen una duración prolongada
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Por esta razón, este sistema interno no se limita a una sola actividad, área o grupo de
cuenta específicamente, implicado a inferir también en los estados financieros
llevándolos a la tendencia optima que sus registros y valoración muestren una
información clara, precisa, concisa en la que se pueda confiar, por lo tanto, para tener
una comprensión sobre la contextualización de estados o información financiera.
Gabriel y María de Lourdes (2006) plantean en su que los estados financieros
primordiales deben afianzar un conocimiento asegurable elaborado por la Junta
directiva, la administración y el resto del personal con el hecho de llegar a dar un
dictamen de que se acató con la estructura que prevalece en ella.
Sin embargo, al tratarse de la evaluación de los riesgo que preside en este sistema
las normas del control interno de lacontraloría general del estado en su grupo 300 y
subgrupo 300-01 mencionan que su responsable máximo definirá estrategias
mecánicas las cuales se podrá tener la identidad, el análisis de estos riesgos
encontrados de manera endógena y exógena en la entidad, es difícil acertar en la
identificación de los riesgos más relevantes en la que este confrontando, así mismo
su proceso interactúa mucho en lo que tiene que ver con la planeación y táctica,
además se dispone a la realización de un mapa de riesgo con los puntos más exactos
y claves para poder afrontar todas estas amenazas atribuibles (Contraloría General
del Estado, 2014).
La existencia de escalas porcentuales en la evaluación de riesgo y confianza de las
normas de control interno constituyen el peritaje de riesgo basada en un apoyo de
ayuda estadístico de probabilidad pudiendo suceder la ocurrencia o no de un evento
no pronosticado trayendo como consecuencias desfavorables en el reconocimiento de
su entorno perjudicando a la institución.
Tabla 1. Escala porcentual
NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERADO ALTO
15% - 50% 51% - 75% 76% - 95%
85% - 50% 49% - 25% 24% - 5%
ALTO
MODERADO
BAJO
NIVEL DE RIESGO (100-NC)
Fuente: Sistema de Control Interno: Importancia de su funcionamiento en las empresas.
Incluyendo la valoración del riego en el subgrupo 300-03, es aquella que está ligada
con la información obtenida suficiente de cuanto y cuando el riesgo tiene la
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probabilidad de que este ocurra no se puede decir que la metodología es permanente
debido al origen de ciertas amenazas o riegos difíciles de ser cuantificados y esto da
lugar de que haya variación al respecto de este método (Contraloría General del
Estado, 2014).
La administración integra como un asistente dentro de la formación del control de
activos e informe financieros, por lo contrario, Van Horne y Wachowicz (2002), en su
libro manifiestan una administración financiera encargada de emanar una audacia de
acuerdo al financiamiento, a lo adquisitivo y de administrar activos, valorando ambas
definiciones estas se desenvuelven con un mismo propósito de llegar a un fin,
mediante los procesos a seguir y a tomar decisiones correctivas.
En relación, la carencia de un control interno en las inversiones (activos fijos) va
repercudir sobre los estados financieros, demostrando que no se observara la
totalidad de las inversiones que cuenta la empresa y ni menos el resultado total de
los ingresos y egresos generados, provocando inadecuados orígenes en la toma de
decisión. La información contable financiera permite mostrar cual es la realidad actual
de inversión de la entidad además el retorno del giro monetario-económico de los
mismos.
Dentro de este análisis de estudio, la estructura de los estados financieros la norma
contable procedente es la norma internacional de contabilidad (NIC`s 16) titulada
Propiedad, Planta y Equipo, que está vinculada con los activos fijos lo cual suman un
rol de importancia en los negocios en el establecimiento de tal modo que, si posee
información correcta de ellos mismos dando a conocer el presente, pasadoconforme
ha sido explotado estos bienes ya sea a corto, mediano y largo plazo; acorde esta
normativa las entidades se deben basar para llegar al alcance del control interno
esperado. Interviniendo así también el tratamiento contable que se le da, a fin de que
los usuarios obtengan esa comprensibilidad de los informes financieros en relación a
estos (Córdoba Padilla, 2016).
Con todo lo mencionado, un sistema de control interno debe encontrarse diseñado
estimándose a la perfección teniéndose en cuenta las bases legales, normativas,
técnicas que organizan los estados financieros; evitando así incurrirse en sanciones,
multas o infracciones para las instituciones dadas por los entes encargados de estas
situaciones.
Pero como saber si las instituciones gubernamentales emplean y están sujetos a estas
leyes en lo que tiene ver el control interno de sus activos fijos y a la presentación de
la información financiera. A lo que respecta al primer punto, en base a varios estudios
de casos investigados y analizados; en el repositorio “Análisis del proceso de control
del inventario de activos fijos en el Hospital León Becerra del cantón Milagro, provincia
del Guayas” de Flores León Clara Nanci, Universidad Estatal de Milagro, Unidad
Académica de Ciencias Administrativas y Comerciales; podemos denotar a simple
vista una observación muy puntual direccionados a que no existe esta
implementación o no se le está dando la debida importancia correspondiente a este
control interno en los activos fijos, basados a los lineamientos pautados por parte de
los entes de máxima autoridad; estas provocaciones pueden ser a la falta de
conocimiento, practica, las responsabilidades por parte de los encargados de los
bienes de las entidades, y a la implementación de procedimientos del mismo (Flores
León, 2013).
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Del mismo modo, en la tesis “El Control Interno de inventarios de bienes de larga
duración del Hospital San Vicente de Paul de Pasaje, periodo 2015” de Daniela
Yumbla, de la Universidad Técnica de Machala, Unidad Académica de Ciencias
Empresariales; se concluye una escasez de control interno en las existencia de este
establecimiento de salud pública, una inadecuada aplicación del control, deficiencia en
la contabilización de los costos y gastos, además las funciones que le corresponde al
responsable de los activos utilizando un lengua verbal y no emanada de su máxima
autoridad (Yumbla Gálvez, 2016).
En el punto dos, de la presentación le corresponde al Reglamento del Código Orgánico
de Planificación y Finanzas Publicas en su Art. 164, nos manifiesta que de acuerdo
con la normativa técnica de contabilidad gubernamental se considera las Normas
Internacionales de Contabilidad para el Sector Público de carácter obligatorio ser
empleadas para instituciones conformadas por el Presupuesto General del Estado, las
Juntas parroquiales y demás entidades determinadas por Ministerio encargado de las
finanzas del Ecuador (Ministerio de Finanzas, 2016b). De la misma forma la Normativa
de Contabilidad Gubernamental decretada por MEF (ministerio de economía y
finanzas) puntualiza en su marco legal, donde se deja claro que la normativa contable
aplicada señalada por dicho artículo; entrara en vigencia, siempre que haya concluido
el proceso convergente a las NICSP (norma internacional de contabilidad del sector
público) y encaja a todas las entidades públicas nacionales, a los gobiernos
autónomos descentralizados, banca pública, y la seguridad social aplicaran las NIIF
(normas internacionales de información financiera). Ambas normas se encargan de
buscar que se refleje la posición económica en la que se encuentra la institución
llevada a cabo mediante la contabilidad de sus estados financieros (Ministerio de
Finanzas, 2016a).
Metodología
La metodología empleada en el presente trabajo, que consiste en el estudio de varios
criterios tomados de repositorios que presentan información de hechos, sucesos,
antecedentes, reseña que concluyen en contextos generales; facilitando labúsqueda
de concretar en temas específicos o teorías basadas a través de la observación,
interpretación y análisis. Es el método Deductivo-Inductivo: que se inicia de lo general
a lo particular (deductivo), y el otro método como su nombre lo indica tiene un sentido
al contrario que se da de lo común para llegar a lo general (inductivo) (Bernal Torres,
Salavarrieta, Sánchez Amaya, & Salazar, 2006).
Resultados
Con respecto a este campo de estudio investigativo, donde se quiere apreciar el
rendimiento del control interno en el segmento público ecuatoriano; a través, de la
realización de tesis que dieron lugar a la utilización de las técnicas de encuestas
también llamadas entrevistas o cuestionarios; las misma que reflejarán resultados
muy severos. Que, mediante el razonamiento, análisis y basándose de cada
investigación en los repositorios procedemos a la estadística ya que esta nos facilita
en tener mayor capacidad de comprensión tajante, clara, especifica y nos proporciona
datos concretos de suma importancia.
Donde se obtuvo como primer desenlace, que el control interno en sus
procesamientos referentes a todo su contenido estructural como: objetivos,
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planificaciones, alcances, monitoreo, supervisión, mecanismos, técnicas, métodos y
demás relacionados a él; que demostró falencia cualitativa de deficiencia
posesivamente en un grado que no gratifica ni admira mucho para las instituciones
no financieras del sector público; aún más para sus representantes legales
responsables de llevar un manejo intachable en la competencia de este sistema de
control, como se lo puede observar mediante la especificación de este gráfico.
Control Interno:
Gráfico 2. Deficiencia en los Procesos
Fuente: Elaboración propia
Se puede observar que varía de cierto modo que no mantiene una uniformidad
constante, presentando un control deficiente; esto se debe a que no todas las
empresas públicas están encerradas a un solo ámbito de actividad y que sus controles
son encajados correspondientemente a la naturaleza en la que se dediquen, además
no se está llevando a cabo o implantando las pautas de las políticas y leyes que se
encuentran en un estado vigente de funcionalidad activa que son fijas, necesarias
para conseguir metas de mejoramiento en los bienes conformados en cada una de
ellas, velando por el bienestar de los recursos que ayudan a mejorar la sostenibilidad
económica y calidad de vida de la ciudadanía ecuatoriana.
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Indicadores del control interno
Gráfico 3. Propiedades
Fuente: Elaboración propia
No solo se pudo localizar deficiencias, sino también otros puntos que tienen conexión
con los procesos del control interno que evaluación su ritmo de sistematización
empleado en las entidades del estado ecuatoriano. Con la elaboración de este grafico
se da más realce a una opinión de observación y dar entendimiento respecto al tema
objeto manejado, concluyendo que existe un nivel más alto que al resto de
condiciones establecidas donde es la innombrable eficiencia y eficacia del control
interno esto da a decir que más del 50% las empresas contienen una efectiva
implementación del control interno, que no lo dejan en el camino o a un lado que lo
ven con una visión de apoyo que ayuda a mejorar la seguridad de los activos tanto
en sus registros como lo físico , y que debe ser agregado por el restante que falta ya
que esto es factible para sus entes asignados y a su organismo. Sin olvidar, lo ineficaz
también toma su parte dando como lugar entre el 40 y 42% esto se da por las
consecuencias de que no se siguen las reglas como son o que le dieron de baja o en
fin lo vieron como algo que no sirve de lleno ni para ellos ni para la propiedad planta
y equipo que está en ella.
Además, siempre existirá esa vivencia de inseguridad, porque ninguna institución
esta salva de presentar situaciones problemáticas provocadas por la ocurrencia de
riesgos que en algunos casos es imprescindible de dominar debido al grado de
fortaleza que este contenga, es por eso que se encuentra en el rango del 30%
demostrándonos que del 100% de las entidades constituidas en nuestro país existe
ese índice por cual se está pasando acorde a estas amenazas de riesgo.
Como último sus componentes representan el 40%, esto es que las organizaciones
cumplen con el control lo ejecutan, pero no de la manera correspondiente; es decir,
que no toman todo el conjunto del control interno sino por partes basándose en lo
más conveniente o lo más fácil en otras palabras, sin fijarse del daño que están
causando a la institución y a su puesto de cargo. Otra explicación es que la persona
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profesional que está delante de esto, debe estar consiente en todos sus aspectos
tener conocimientos muy a fondos sobre la aplicación de este control, y por los
resultados estipulados demuestra todo lo contrario que no se tiene la facultad
completa de dicho empleo a cerca de este control interno.
Conclusiones
Con la información exteriorizada basada en el control interno de los activos fijos de
las organizaciones del sector público y solucionar estas inconsistencias que habitan
en las instituciones públicas no financieras dando con las siguientes conclusiones:
El control interno tiene la originalidad de cuidar la seguridad en este caso los activos
o propiedad planta y equipo, capital de las entidades; de tal manera controla al
momento de ser vinculados en la presentación de los estados financieros mismos que
deben cumplir y ser emitidos al fin de cada ejercicio en curso.
Para tener un buen control interno las empresas públicas deben guiarse y aplicar de
acuerdo a un orden jerárquico todas las Leyes, Normativas, sus correspondientes
reglamentos que estén decretadas por su jefe máximo; encontrarse en estado activo,
vigente y no derogadas.
La persona encargada tiene que tener las facultades requeridas, que conozca y tenga
noción del control interno que para que sirve, como debe ser empleado de acuerdo a
la empresa que se esté laborando.
De la misma forma todas las entidades deben encontrarse sujetas a las NIC (normas
internacionales de contabilidad y NICSP (normas internacionales de contabilidad del
sector público), así obtener mejores resultados y poder tomar las decisiones correctas.
La escala de porcentajes de riesgo y confianza, permite poder medir, detectar en qué
nivel se encuentren las amenazas internos o externos que asechan a la organización.
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